Minutes of Meeting เป็นเครื่องมือสรุปการประชุมที่ช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ แต่การสร้างสรุปการประชุมที่ดีจะต้องทำอย่างไร และมีทริคในการเขียนแบบไหนบ้าง มารู้จัก Minute of Meeting แบบเจาะลึกมากยิ่งขึ้นได้ที่นี่ ครบ จบ ทุกประเด็น!
Table of Contents
Minutes of Meeting คืออะไร
Minutes of Meeting คือ บันทึกการประชุมที่มีการระบุรายสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมอย่างละเอียด โดยหัวใจสำคัญของการเขียนบันทึกการประชุมประกอบไปด้วยข้อมูลหรือแนวคิดสำคัญที่เกิดขึ้น บทสรุปที่มีการตัดสินใจร่วมกัน และรวมไปถึงหน้าที่ซึ่งมีการมอบหมายแก่บุคคลต่างๆ ให้รับผิดชอบภายหลังประชุม
โดยคำว่า Minutes of Meeting มาจากรากศัพท์ในภาษาละติน คือการรวมกันของคำว่า “minuta” ที่แปลว่า “เล็กๆ” และคำว่า “scriptura” ที่แปลว่า “การเขียน” เมื่อนำทั้งสองคำมารวมกันจึงได้เป็นคำว่า “Minuta Scriptura” ที่แปลว่า“การเขียนบันทึกเล็กๆ” นั่นเอง
การเขียนบันทึกการประชุมจะต่างกับเอกสารอีกชนิดซึ่งมีชื่อเรียกคล้ายคลึงกันอย่างวาระการประชุม ซึ่งถูกจัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมเห็นถึงทิศทางและภาพรวมของการประชุม ทำให้สามารถเตรียมตัวมาก่อนล่วงหน้าได้อย่างเหมาะสม
สิ่งที่ขาดไม่ได้ของ Minutes of Meeting ที่ดี
- วัน เวลา สถานที่ ระบุวัน เวลา และสถานที่ให้ชัดเจนเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิง
- หัวข้อการประชุม เขียนหัวข้อการประชุม วัตถุประสงค์ และเป้าหมายของการประชุมแต่ละครั้งให้ชัดเจน
- แนวคิดหรือประเด็นที่เกิดขึ้น ไม่จำเป็นต้องจดทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้นหรือทุกคำพูดในที่ประชุม แต่เป็นการจดเฉพาะเรื่องสำคัญตามเป้าหมายที่เราวางเอาไว้ว่าอยากได้จากการประชุมครั้งนี้
- ข้อสรุป มติที่ประชุม หรือแนวทางแก้ไขปัญหาต่าง ๆ โดยควรตรวจสอบความเรียบร้อยของสาระสำคัญ และความถูกต้องของข้อมูลว่าครบถ้วนดีหรือไม่เพื่อเป็นการตรวจทาน
- แนวทางปฏิบัติ และผู้รับผิดชอบ กำหนดการประชุมครั้งต่อไป เรื่องนี้จะสรุปเมื่อไหร่ อย่างน้อยควรระบุรายละเอียดในการติดตามความคืบหน้า และระบุผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน
ผู้จดบันทึกการประชุมที่ดีมีลักษณะเป็นอย่างไร
- ผู้จดไม่ควรมีหน้าที่หลักในการประชุม เพราะอาจทำให้จดบันทึกได้ไม่ครบ หรือหลุดประเด็นระหว่างการรับฟังหรือการแสดงความคิดเห็นได้
- ควรทราบวัตถุประสงค์/ หัวข้อ/ ประเด็นการประชุมล่วงหน้า เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับศัพท์เทคนิคและความเข้าใจในมติของผู้จดบันทึก
- การพิมพ์ หรือบันทึกเสียงก็เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพ (หากได้รับอนุญาต) แต่ต่อให้สามารถบันทึกเสียงได้ ก็ควรจดบันทึกด้วยมือระหว่างประชุมด้วย แล้วจึงหมายเหตุเอาไว้ว่าข้อมูลดังกล่าวอยู่ในช่วงไหนของการประชุม
- สิ่งสำคัญ คือ ต้องจับใจความสำคัญให้ได้ และต้องบันทึกสิ่งสำคัญเหล่านั้นอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน
- เมื่อมีข้อสงสัยควรสอบถามให้เข้าใจ ไม่ควรทิ้งข้อสงสัยเอาไว้แล้วจดบันทึกอย่างคลุมเครือ
- หากไม่สามารถหาโอกาสหรือจังหวะสอบถามในที่ประชุมได้ ให้จดคำถามที่ต้องการถาม แล้วนำคำถามเหล่านี้ไปถามภายหลังการประชุม และควรหาเวลาทบทวนบันทึกการประชุมซ้ำอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน และเรียบเรียงได้เข้าใจง่ายหรือไม่
- อย่าลืมทวนข้อมูลที่จดก่อนปิดประชุม เพื่อเป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ถ้าไม่สามารถทำได้ ให้ทำสรุปแล้วส่งให้ทุกคนที่มีส่วนร่วม
ตัวอย่างการเขียน Minutes of Meeting
ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งไม่ได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุมหากทราบ
ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มาร่วมประชุมซึ่งไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม พร้อมหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)
เริ่มประชุม ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้
- ผลลัพธ์จากการประชุมครั้งที่แล้ว (ถ้ามี)
- สิ่งที่ต้องแจ้งให้ที่ประชุมทราบ (ระบุเป็นหัวข้อ)
- สิ่งที่ต้องการการรับรองจากที่ประชุมในครั้งนี้
- แนวคิดและประเด็นที่เกิดขึ้นในการประชุม
- ข้อสรุปในการประชุม
- สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อพร้อมผู้รับผิดชอบการประชุม
เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุม
แน่นอนว่าสำหรับการเขียน Minutes of Meeting ของทีมเล็กๆ อาจไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากมาย รวมไปถึงการใช้เครื่องมือด้านการประชุมสามารถตรวจสอบย้อนหลังไดว่าใครเข้าร่วมประชุมบ้าง แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือในส่วนของข้อความ เพื่อให้ทราบว่าการประชุมดำเนินไปอย่างไร หากจบประชุมแล้วต้องทำอย่างไรต่อ เพื่อให้ที่ประชุมได้ข้อมูลที่ครบถ้วนที่สุด
ประโยชน์ของการเขียน Minutes of Meeting ที่ดี
1. ไม่พลาดทุกบทสรุป
การบันทึกรายละเอียดการประชุมเอาไว้จะช่วยให้คุณไม่พลาดทุกบทสรุปสำคัญของแต่ละหัวข้อ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่ควรเน้นย้ำหรือระมัดระวังเป็นพิเศษ รวมถึงมติที่เกิดขึ้นในที่ประชุมอย่างชัดเจน ทำให้สามารถลดความคลาดเคลื่อนของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้
2. รู้ว่าใครต้องทำอะไร
Minutes of Meeting ทำให้เราสามารถตรวจสอบมติการประชุมในครั้งนั้นๆ ได้ว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบในด้านใดและทราบระยะเวลาที่กำหนดในการทำงาน ส่งผลให้ทุกคนในองค์กรสามารถเตรียมตัวได้สอดคล้องกับสิ่งที่ได้รับมอบหมาย
3. ง่ายต่อการติดตาม
สืบเนื่องมาจากข้อที่แล้ว การทราบว่าใครรับผิดชอบส่วนไหนจะช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าในการทำงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้นผ่านการติดต่อสอบถามกับผู้รับผิดชอบภาระงานโดยตรง
4. เข้าใจตรงกัน
การตกหล่นของข้อมูลต่างๆ ในการประชุมเป็นเรื่องปกติที่สามารถเกิดขึ้นได้ด้วย Human Error ทำให้ผู้เข้าร่วมอาจพลาดข้อมูลบางอย่างหรือตามไม่ทันจนไม่เข้าใจมติของที่ประชุมว่ามีข้อสรุปเป็นอย่างไร โดยรายงานการประชุมคือหนึ่งเครื่องมือที่จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรสามารถอ่านทำความเข้าใจในหัวข้อสำคัญต่างๆ และข้อสรุปย้อนหลังได้อย่างเข้าใจตรงกัน
5. ลดความขัดแย้งในการทำงาน
การบันทึกผลการประชุมอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเมื่อมีข้อสงสัยหรือข้อขัดแย้งต่างๆ เกิดขึ้น โดยให้ใช้สิ่งที่อยู่ในบันทึกในการประชุมเพื่อกำหนดทิศทางในการทำงานให้ตรงกับสิ่งที่ได้ข้อสรุปร่วมกันมาแล้ว การทำงานร่วมกันอย่างมีหลักเกณฑ์อ้างอิงจึงช่วยลดความขัดแย้งในการทำงานทำให้การร่วมมือกันเป็นไปอย่างลื่นไหล
6. ง่ายต่อการแบ่งปันข้อมูลในภายหลัง
หากผู้เข้าร่วมประชุมต้องท่องจำเนื้อหาการประชุมทั้งหมด นอกจากจะสร้างความไม่สะดวกสบายแล้วอาจนำไปสู่ความผิดพลาดได้ โดยการเขียน Minutes of Meeting จะทำให้สามารถทบทวนผลการประชุมและนำสรุปไปแจกจ่ายกับคนในทีมต่อเพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน รวมถึงผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมยังสามารถเข้ามาอ่านและทำความเข้าใจในภายหลังได้อีกด้วย
สรุป
การเขียน Minutes of Meeting ที่ดี ไม่ใช่แค่การเขียนให้เยอะ แต่เป็นการจับใจความและรายละเอียดของกาประชุมต่างๆ เพื่อทำให้สามารถต่อยอดสิ่งที่ได้จากการพบเจอของคนในองค์กรได้อย่างมีคุณภาพสูงสุด
แน่นอนว่านอกจากการเขียนแล้ว การมีเครื่องมือในการประชุมที่ดี สามารถติดต่อกันได้อย่างไม่มีสะดุดรวมถึงสามารถบันทึกการสนทนาต่างๆ ได้ จะทำให้การประชุมไหลลื่นยิ่งขึ้น True VROOM จึงเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ ที่จะเปลี่ยนการประชุมและการตรวจสอบเนื้อหาย้อนหลังสามารถทำได้ง่ายๆ ข้อมูลไม่ตกหล่น พร้อมฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่ทำให้การพูดคุยของคุณง่ายยิ่งขึ้น สามารถดูรายละเอียดได้ที่ True VROOM
อ้างอิง
