ประชุมทางไกล เป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์ที่ขาดไม่ได้สำหรับยุคดิจิทัลที่ทุกคนเน้นการทำงานออนไลน์เป็นหลัก ทุกบริษัทต่างต้องมีการปรับตัวให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ใช้เทคโนโลยีมากขึ้น เพื่อตอบสนองต่อการประชุมแบบนี้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือรายละเอียดของการประชุมทางไกลที่ผู้บริหารองค์กรรุ่นใหม่ไม่ควรพลาด
ประชุมทางไกล หนทางของการทำงานยุคอนาคต
การประชุมทางไกล คือ รูปแบบการประชุมที่ผู้เข้าประชุมสามารถเข้ามามีส่วนร่วมจากที่ไหนก็ได้ โดยใช้อุปกรณ์ต่างๆ ในการสนับสนุน ซึ่งในความเป็นจริงแล้วการประชุมทางไกลไม่ใช่เรื่องใหม่แต่อย่างใด ก่อนที่จะมีสมาร์ทโฟน หลายบริษัทก็มีการประชุมทางไกลกันผ่านโทรศัพท์อยู่แล้ว แต่แน่นอนว่าด้วยเทคโนโลยีที่ยังไม่พัฒนาทำให้การประชุมรูปแบบดังกล่าวไม่มีประสิทธิภาพมากนัก
จนมาถึงปัจจุบันที่เทคโนโลยีต่างๆ มีการพัฒนาไปไกล เราสามารถเห็นภาพ เสียง ของคู่สนทนา รวมถึงการดูข้อมูลต่างๆ ที่กำลังถูกนำเสนอได้ผ่านจอภาพ ดังนั้นการประชุมทางไกลจึงได้แปรเปลี่ยนเป็น “เรื่องธรรมดา”
และนี่คือ 5 องค์ประกอบสำคัญสำหรับการประชุมที่คุณควรรู้
Table of Contents
1. แผนการประชุม
หนึ่งในปัญหาที่ผู้เข้าร่วมประชุมแทบทุกคนต้องเคยเจอ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมระยะไกลหรือการประชุมแบบเจอหน้า คือปัญหาเรื่องการประชุมยืดเยื้อ ไม่ตรงประเด็น ไม่รู้ว่าตนเองต้องเข้าร่วมประชุมทำไม รวมถึงการประชุมที่ถี่เกินความจำเป็น
งานวิจัย The Psychology Behind Meeting Overload จาก Harvard Business Review มีการระบุว่าพนักงานระดับ Manager ราว 83% มองการประชุมว่าไม่ได้ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานแต่อย่างใด ซึ่งแสดงให้เห็นว่าปัญหาในเรื่องการประชุมและการทำงานเป็นเรื่องที่พบเจอได้บ่อยขนาดไหน ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณควรมีก่อนการประชุมคือ “แผน” ที่ดี
2. อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
ระบบอินเทอร์เน็ตคุณภาพเป็นพื้นฐานสำคัญที่ทำให้การส่งข้อมูลทั้งภาพและเสียงสมบูรณ์ ดังนั้นผู้ที่เข้าร่วมการประชุมทางไกลควรมีระบบอินเทอร์เน็ตพื้นฐานที่รวดเร็ว มีความเสถียร รวมถึงมีผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ เพื่อให้สามารถประชุมได้ลื่นไหล ไม่มีติดขัด
หากบริษัทต้องมีการประชุมทางไกลบ่อยครั้ง การติดตั้งอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง หรือมีการสนับสนุนระบบอินเทอร์เน็ตในแง่มุมต่างๆ จึงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการจำเป็นต้องให้ความสำคัญ
3. ระบบภาพและเสียง
ภาพ เสียง และการนำเสนอต่างๆ เป็นจุดเด่นของการประชุมออนไลน์ในยุคนี้ ดังนั้นผู้ประชุมควรมีอุปกรณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ กล้อง ลำโพง ไมค์ รวมไปถึงจอภาพเพื่อการนำเสนอในที่ประชุม เพื่อช่วยให้การนำเสนอและการสนทนามีความสมบูรณ์ที่สุด
โดยระบบภาพและเสียงนี้จะมีความแตกต่างออกไปขึ้นอยู่กับการใช้งานของแต่ละบริษัท หากเป็นบริษัทขนาดเล็กซึ่งมีการประชุมแยกรายบุคคล การใช้คอมพิวเตอร์แล็บท็อปพร้อมหูฟังอาจเป็นตัวเลือกในการประชุมที่ดี แต่ถ้าเป็นบริษัทขนาดใหญ่และมีการประชุมหลายฝ่ายพร้อมกัน การมีห้องประชุมสำหรับพูดคุยและนำเสนองานผสมผสานกับการประชุมออนไลน์ อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
4. แพลตฟอร์มที่ใช้ในการประชุม
ปฏิเสธไม่ได้ว่าหากพูดถึงการประชุมทางไกลในปัจจุบันย่อมนึกถึงการประชุมออนไลน์ และการประชุมประเภทนี้จำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มการประชุมที่เหมาะสม โดยแพลตฟอร์มต่างๆ จะมีความโดดเด่นแตกต่างกันออกไปตามผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็นการรองรับปริมาณผู้ร่วมประชุม คุณภาพของภาพและเสียง ไปจนถึงความ Local ที่ผู้ให้บริการอยู่ในพื้นที่เดียวกับผู้รับบริการ
ตัวอย่างแพลตฟอร์มที่ใช้ความ Local ได้ดีคือ True VROOM ที่นอกจากจะมีการแสดงผลทั้งภาพและเสียงที่มีคุณภาพแล้ว ยังมีฝ่ายซัพพอร์ตภายในประเทศไทย สามารถติดต่อและให้บริการเป็นภาษาไทยได้ง่าย
5. ความรู้พื้นฐานของพนักงาน
เรื่องสุดท้ายที่สำคัญที่สุดในการประชุมทางไกลคือความรู้พื้นฐานของพนักงานทุกคน ก่อนการดำเนินการประชุมทางไกล ทุกบริษัทควรมีการสอบถามความรู้พื้นฐานในการใช้งานอุปกรณ์ และโปรแกรมต่างๆ รวมถึงการ Training พนักงาน เพื่อให้สามารถใช้งานและแก้ปัญหาการสื่อสารเบื้องต้นได้ ทำให้การประชุมดังกล่าวมีประสิทธิภาพสูงสุด และมีปัญหาเกิดขึ้นน้อยที่สุด
แพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ที่น่าสนใจ
1. True VROOM
แพลตฟอร์มสัญชาติไทยที่มีจุดเด่นในความ Local ดังที่มีการระบุไว้ก่อนหน้า รองรับทุกระบบปฏิบัติการ สามารถเข้าประชุมผ่านเว็บเบราเซอร์ได้ในทันที ครบครันทุกเครื่องมือพื้นฐานสำหรับการสื่อสารทางไกล
True VROOM เวอร์ชันใหม่ยังรองรับการประชุมแบบ Global ด้วยการแบ่งห้องสำหรับล่ามผู้แปลภาษาโดยเฉพาะ เพื่อให้การประชุมของคุณมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น! สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ True VROOM
2. Google Meet
แพลตฟอร์มยักษ์ใหญ่ที่มีจุดเด่นในด้านการรองรับคนได้มากมาย รวมถึงมีฟังก์ชันพื้นฐานอย่างครบครัน ได้รับความเชื่อถือจากองค์กรขนาดใหญ่ทั่วโลก มีจุดเด่นในการทำงานร่วมกับบริการต่างๆ ของ Google ได้เป็นอย่างดี
3. Zoom
อีกหนึ่งแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์มีชื่อเสียง Zoom มีจุดเด่นในความลื่นไหลของการสื่อสาร และฟังก์ชันพื้นฐานต่างๆ สำหรับการประชุม เพียงแต่ผู้ใช้งานอาจต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับเทคโนโลยีมากกว่าแพลตฟอร์มอื่น เนื่องจากการใช้งานให้ครบทุกฟังก์ชันจำเป็นมีการตั้งค่าและขั้นตอนการติดตั้งต่างๆ ค่อนข้างเยอะ
สรุป
การประชุมระยะไกลกลายเป็นสิ่งที่ทุกบริษัทต้องเผชิญ ซึ่งผู้จัดการประชุมควรมีแผนการประชุมที่ดี มีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ระบบที่เพียบพร้อม แพลตฟอร์มคุณภาพ และการเทรนพนักงานให้มีความรู้พื้นฐาน เพื่อการประชุมที่สมบูรณ์ที่สุด
True VROOM เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกสำหรับการประชุมที่น่าสนใจ ที่ปัจจุบันมีการพัฒนาฟังก์ชันต่างๆ ให้ง่ายต่อการใช้งานยิ่งขึ้น ตอบโจทย์การประชุมทางไกลทั้งแบบ 1-1 ไปจนถึงการประชุมทั้งบริษัท สามารถสมัครสมาชิกเพื่อใช้งานฟรีที่ True VROOM
อ้างอิง
